MANAJEMEN KOMUNKASI DALAM ORGANISASI
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pengertian
komunikasi
Komunikasi
adalah proses pemindahan pengertian dalam entuk gagasan atauu informasi dari
seseorang ke oranng lain. Perpinahan pengertian tersebut melibatkn lebih dari
dari sekedar kata-kata yang digunakann alam percakapan tapi juga eksresi wajah,
intonasi, titik pusat vocal dan sebagainya.dan perpindahan yang efektif
memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan
berita dan menerimanya sangat tergantung pada
keterampilan-keterampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar,
berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran inormasi.
Komunikasi
sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian
pengertian melalui peniringan berita
scara simbolis, apat menghubungkkan para anggota berbagai satuan
oranisasi berbeda pula, sehingga sering disebut rantaii pertukaran informasi.
Konsep ini mempunyyai unsur-unsur:
1.
Suatu kegiatan
untuk memuat seseorang mengerti
2.
Suatu saran
pengaliran informasi, dan;
3.
Suatu sistem bagi
terjalinya komunikasi diantara individu-individu
Pandangan
tradisional tentang komunikasi telah banyak diubah, oleh perkembangan teknologi
yaitu bahwa komunikasi tidak hanya
terjadi antara dua atau lebih individu, tetapi mencakup juga komunikasi antara
orang-orang dan mesin-mesin, dan bahkan antara mesin dengan mesin lainnya.
B. Proses
Komunikasi
Model komunikasi Antar-Pribadi
Model proses komunikasi
yang palng sederhana adalah sebagai berikut:
 Pengirim Berita Penerima |
Model
ini menunjukan 3 (tiga) unsur esensi komunikasi. Bial salah satu unsur hilang,
komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh, seseorang dapat mngirimkan
berita, tatapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar, komunikasi tidak
terjadi.
Meskipun
modelnya sederhana, proses komunikasi adalah kompleks. Sebagai suatu gambbaran
kompleksnya proses komunikasi adalah “telepon”, dimana pengirim menyampaikan
suatu berita, tetapi penerima mungkin mendengar atau menerima berita bukan yang
dimaksudkan pengirim.
Model
proses komunikasi yang leih terperinci, dengan unsure-unsur penting yang
terlibat dalam komunikasi antara dan diantra para anggota organisasi.
Sumber (source). atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses
komunikasi. Sumber macam mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang
digunakan, dan sering saluran melalui mana berita dikirimkan. Dalam organisasi,
sumber merrupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk
mngkomunikasikan sesuatu gagasan, pikiran, informasi, dan sebagainya, kepada
pihak lain.
Pengubahan berita
kedalam sandi/kode (enconding).
Langkah kedua ini-enconding the massage-mengubah berita kedalam berbagai bentuk
symbol-symbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti
kata-kata percakapan atau tulisan, angka, gerakan, ataupun kegiatan.
Dari beberapa symbol yang tersedia, pengirim berita
menyeleksi salah satu yang akan dapat memenuhi keutuhan khusus. Pengirim berita
seharunya tidak hanya memikirkan apa
yang dikatakan tetapi juga bagaimana
hal itu akan disajikan agar pengaruh yang diinginkan dari penerima terpenuhi.
Jadi, berita harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan
kebutuhan penerima untuk mencapai konsekuensi-konsekuensi yang diinginkan.
Simbol-simbol harus diseleksi atas dasar emahaman yang kan diperoleh dari
pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini penting, karna ketidaksamaan
pengertian akan menimbulkan salah komunikasi.
Pengiriman berita
(transmitting the message). Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator terhadap
media atau “saluran distribusi”. Komunikasi lsan mungkin disampaikan melalui
berbagai saluran-telepon, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin
dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan banyak orang. Dalam
kenyataanya, salah satu keputusan penting yang harus dibuat pengirim adalah dalaam penetuan saluran yang tepat
atau sesuai bagi pengirim berita tertentu.
Manfaat komunikasi lisan, orang per orang, adalah kesempatan
untuk berinteraksi antara sumber dan
penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara,dan
lain-lain), disampaikannya berita seecara cepat, dan memungkinkan umpan balik
diperolaeh segera.
Sedangkan komunikasi tertuli dapat disampaikan melalui
saluran-saluran seperti memo, surat, laporan, catatan, bulletin dewan direktur,
nanual persahaan, dan surat kabar. Komnikasi tulisan mempunyai manfaat dalam
hal penyediaan laporan atu dokumen untuk kepentingan diwaktu mendatang.
Agar komunikasi lebih
efisien dan efektif manajer perlu mempertimbangkan penentuan media atau saluran
yang ada. Sebagai contoh, ucapan “selamat pagi” tidak perlu ditulis dalam
bentuk memo, sebaliknya pemberian pesanan sebaiknya ditulis dalam bentuk memo.
Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak penerima. Pada dasarnya, orang-orang menerima berita melalui kelima pancaindra mereka –
pengglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan, dan penciuman. Pengirim berita
belu lengkap atau tidak terjadi bila
suatu pihak belum menerima berita.. baanyak komunikasi penting gagal
karena seseorang tidak pernah menerima beriita.
Pengartian dan
penerjemahan kembali berita (decoding).
Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding.
Hal ini menyangkut pengartian simbol-simbol oleh penerima. Proses ini
dipengaruhi oleh latar belakang kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga,
dan gangguan di sekitarnya. Selalu ada kemungkinan bahwa berita dari sumber,
ketika diartikan oleh penerima, akan menghasilkan pengertian yang jauh berbeda
dengan yang dimaksud oleh pengirim. Jadi, penerima mempunai tanggung jawab
untuk efektivitas komunikasi, dalam hal komunikasi
dua arah. Manajer dan bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun
penerima dalam suatu interaksi. Berbagai macam interaksi dapat dilakukan dengan
ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu yang berbeda-beda.
Umpan balik
(feedback). Setelah berita
diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita balasan yang
ditujukan kepada pengirim mula-mula atau orang lain. Jadi, komunikasi adalah
proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi,
penerima menanggapinya melalui komunikasi selanjutnya dengan pengirim atau orang lain, dan
seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan
balik.
Manajemen dapat mendistribusikan bulletin yang berisi
kebijaksanaan baru kepada kelompok-penyelia tetapi sampai ada tanggapan dalam
bentuk pertanyaan, persetujuan, komentar atau perilaku atau telah sampai adanya
pengujian untuk melihat apakah kebijaksanaan dijalankan atau tidak, manajemen
tidak akan tahu seberapa efektif pernyataan tersebut.
C.
Komunikasi Orgnisasi
Raymond V. Lesikar telah menguraikann 4 (empat) faktor yang
mempengaruhi efektivitas komunkasi organisasi, yaitu saluan komunikasi formal,
struktur organisasi, spesialisasi jabatan dan apa yang disebut Lesikar sebagai
“pemilikan informasi”.[1]
Saluran komunikasi
formal mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam dua cara. Pertama, liputan
saluran formal semakin melebar sesuai perkebangan dan pertumbuhan oorganisasi.
Sebagai contoh, komunikasi efektif biasanya semakin sulit dicapai dalam
organisasi yang besar dengan cabang-cabang yang menyebar. Kedua, saluran
komunikasi formal dapat menghamabat aliran informasi antara tingkat-tingkat
organisasi. Sebagai contoh, karyawan lini perakitan hampir selalu akan
mengkomunikasikan masalah-masalah pada penyelia (mandor) mereka dan bukan pada
manajer pabrik. Keterbatasan ini mempunyai kebaikan (seperti menghindarkan
manajer atas dari kebanjiran informasi), tetapi juga mempunyai kelemahan
(seperti menghindarkan manajer atas dari informasi yang seharusna mereka
peroleh).
Stuktur wewenang
organisasi mempunyai pengaruh yang sama
terhadap efektivitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status)
dalamm organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan
seseorang serta isi dan ketetapan komunikasi. Sebagai contoh, percakapan antara
direktur perusahaan dengan karyawan akan dibatasi formalitas dan kesopanan,
sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan seuatu yang
penting.
Spesialisasi
jabatan biasanya akan mempermudah
komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. para anggota suatu kelompok
kerja sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu,
dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelompok-kelompok yang sangat berbeda
akan cenderung di hambat.
Pemilikan
informasi berarti bahwa individu-individu
mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan
mereka. Sebagai contoh, manajer prouk
akan mempunyai pengamatan yang lebih tajam dalam perumusan strategi-strategi
pemasaran, kepala departemen mungkn mempunyai cara tertentu yang efektif untuk
menangani konflik diantara para bawahannya. Individu-inddividu yang memiliki
informasi-informasi khusus ini daat berfungsi lebih efektif daripada lainnya,
dan banyak diantara merek yang tidak bersedia membagikan informasi
tersebut kepada yang lain.
Jaringan
komunikasi dalam organisasi.
Organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam beragai
cara. Jariingan komunikasi mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan
dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya langsung. Jaringn
seacam ini biasanya di maksudkan untuk menghindarkan manajer atas dari informasi
berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasaan dan statusnya. Sebaliknya,
jaringan mmungkin dirancang lebih bebas, dimana individu-individu dapt
berkomunikasi deengan setiap orang pada setiap tingkat. Jaringan seperti ini
digunakan bila aliran komunikasi yang lebih bebas sangat diperlukan, seperti
dalam departemen riset.
D.
Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
Pemahaman yang lebih baik tentang
komunikasi organisasi dapat diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar
gerakannya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi.
Saluran-saluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau
ditunjukkan oleh berbagai sarana formal lainnya. Tipe saluran-saluran dasar
komunikasi adalah vertical, lateral dan diagonal.
1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas
dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward
communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui
tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling
bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk member pengarahan,
informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta
memberika informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan
kebijaksanaan organisasi.
Berita-berita ke bawah dapat berbentuk tulisan maupun
lisan, dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan atau dokumen lainnya,
bulletin, pertemuan atau rapat, dan percakapan serta melalui interaksi orang
per orang atau kelompok-kelompok kecil. Manajemen seharusnya tidak hanya
memusatkan perhatiannya pada usaha komunikasi ke bawah, tetapi juga komunikasi
ke atas.
Fungsi utama komunikasi ke atas (upward
communication) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas
tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup
laporan-laporan periodic, penjelasan, gagasan, dan perintah untuk diberikan
keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi
manajeman atas.
Bentuk-bemtuk komunikasi seperti kebijaksanaan “pintu
terbuka”, system komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemen-karyawan,
atau system inspektur jenderal dirancang untuk memudahkan komunikasi ke atas ke
manajeman puncak.
2.
Komunikasi
Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini:
1.
Komunikasi di antara para anggota dalam
kelompok kerja yang sama.
2.
Komunikasi yang terjadi antara dan di
antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif,
dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga
komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.
Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan lateral, juga
menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.
3.
Komunikasi
Diagonal
Komunikasi diagonal meupakan komunikasi yang memotong
secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi
sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf.
E.
Peranan
Komunikasi Informal
Pembahasan aliran-aliran komunikasi
berkenaan dengan komunikasi formal sebagai saluran penyampaian berita yang di
rancang manajer organisasi untuk memudahkan pekerjaan. Komunikasi informal juga
bagian penting aliran komunikasi organisasi. Adapun bentuk komunikasi yang
timbul yaitu:
1. Pemuasaan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk
berhubungan dengan orang lain.
2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengarh yang monton atau membosankan.
3. Pemenuhan keinginan untuk mempengauhi perilaku orang lain.
4. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak
disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang paling
terkenal adalah “grapevine” (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi
dari desas-desus, kabar angina tau
“slentingan”). System komunikasi “grapevine” cenderung dianggap merusak atau
merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat,
tidak lengkap dan menyimpang. Selain itu, desas-desus cenderung bersifat
membakar, tidak sesuai dengan kenyataan, lebih bersifat emosional daripada
logika, dan kadang-kadang dirahasiakan dari anggota yang mempunyai wewenang
manajerial lebih tinggi.
Di lain pihak, komunikasi “grapevine”
mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi
organisasi.banyak penelitian yang membuktikan bahwa komunikasi “grapevine”
lebih cepat, lebih akurat dan lebih efektif dalam menyalurkan informasi.
Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini dengan informasi yang sengaja “dibocorkan”.
Manajer harus menyadari bahwa komunikasi
informal dan terutama “grapevine” tidak dapat dihilangkan. Bahkan, sebaiknya
manajer perlu memahami dan menggunakan “grapevine” sebagai pelengkap komunikasi
formal. Peran salah komunikasi ini dapat diminimalkan dengan merancang saluran
komunikasi formal yang baik, dan menyebarkan informasi dengan cepat dan tepat.
F.
Hambatan-Hambatan
Terhadap Komunikasi Efektif
Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi
sering tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang
menghambatnya. Berikutini akan dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi
yang efektif tersebut, dengan dikelompokkan sebagai 1) hambatan-hambatan
organisasi, dan 2) hambatan-hambatan antarpribadi.
1. Hambatan-Hambatan Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional, yaitu 1) tingkatan hirarki, 2)
wewenang manajerial, dan 3) spesialisasi.
Tingkatan hirarki. Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya
berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus
melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama
untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya.
Berita yang mengalir ke atas atau ke bawah tingkatan-tingkatan organisasi akan
melalui beberapa “filter”, dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya
sendiri. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi,
mengubah, atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.
Wewenang Manajerial. Tanpa wewenang untuk membuat keputusan
tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi di lain
pihak, pada kenyataannya bahwa seseorang yang mengendalikan orang lain juga
menimbulkan hambatan-hambatan terhadap komunikasi. Banyak atasan merasa bahwa
mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi, atau hasil
yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan yang
menghindari situasi di mana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat
membuat mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada
kesenjangan “levelling” antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi. Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar
organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, di mana hal ini
cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan.
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat
orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya dapat
menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong
terjadinya kesalahan-kesalahan.
2.
Hambatan-Hambatan
Antra-Pribadi
Manejer
masih akan menghadapi kemungkinan bahwa berita-berita yang mereka kirim akan
berubah atau menyimpang bahkan bila hambatan-hambatan komunikasi organisasional
tidak ada. Banyak kesalahan komunikassi di sebabkan bukan oleh factor-faktor
organisasi, tetapi oleh masalah-masaalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa.
Manejer perlu memperhatikan hambatan-hambatan antarpribadi seperti :
1.
Presepsi
selektif
2.
Status kedudukan
komunikator
3.
Keadaan membela
diri
Persepsi selektif,
persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seorang menyeleksi ,
mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Segera
setelah seseorang menerima sesuatu, akan mengorganisasikan mennjadi berbagai
tipe informassi yang berarti. Dalam hal ini pengalaman mengajarkan seseorang
dengan reaksi tertentu, bila seseorang mendengar suara kereta api, maka dia
mengharapkan akan melihat kereta api. Seorang kariyawan menjadi “defensif”
secara otomatis bila di panggil atasannya. Dengan kata lain, pengharapan yang
mengarahkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang objek atau
situasi adalah sesuatu yang dia ingin lihat
atau dengar. Hal ini di sebut persepsi selktif.
Hambatan-Hambatan
mempengaruhi proses komunikasi.
 |
Faktor-faktor
Organisasi Faktor-faktor
antar pribadi
 |
Manejer
perlu memperhatikan tiga aspek berikut sehubungan dengan persepsi selektif:
1.
Penerima akan
menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman
diri dan bagaiman mereka telah
“belajar” untuk menanggapi sesuatu.
2.
Permintaan akan
menginterpretasikan berita dengan cara menolak
setiap perubahan dalam drstruktur kepribadian yang kuat. Berita yang
bertentangan dengan keyakinan seseorang yang cendrung untuk di tolak.
3.
Penerima akan
cendrung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik pengalaman mereka sehingga
mereka dapat membuat pola-pola
memnyelruh.
Pelajaran
bagi manejer untuk memahami sebanyak mungkin tentang kerangka kesukaan,
kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasan, dan streotip (proses penyusunan
berita menjadi seperti sesuatu yang di hahrapkan) dari penerima, agar
dapat mengkomusikasikan pengertian
secara efektif.
Status komunikator. Hambatan
utama komunikasi lainnya adalah kecendrungan untuk menilai, mempertimbangkan
dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik-karakteristik pengirim’
(sumber) terutama kredibilitasnya. Kredibilitas
di dasarkan “keahlian” seseorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan
tingkat kepercayaan seseorang bahwa oranng tersebut akan mengkomunikasikan
kebenaran.
Manejer
harus di pandang bawahan mereka sebagai orang yang terpercaya dan dapat di
percaya. Kalau tidak, usaha untuk memotivasi, mempengaruhi dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan bawahan akan sangat terhambat dari permulaan.
keadaan membela diri. Perasaan membela diri
pada pengirim, pe-nerima berita atau keduanya juga menimbulkan
hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan
ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya
meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi, akan timbul reaksi rantai
defensif. Keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan
di katakana dan bukan pada apa yang sedang di dnegar. Sebagai contoh, bila
seorang kariyawan terancam akan kehilangan kedudukannya; maka dapat kehilangan
kemampuan untuk mengartikan berita secara tepat dengan member reaksi defersif
atau agresif.
Pendengaran lemah. Manejer perlu
belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini.
Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi:
Ø Mendengar
hanya permukannya saja,dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang di
katakan.
Ø Memberikan
pngaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti melihat jam,
memandang langit, menunjukkan kegelisahan).
Ø Menunjukkan
tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan .
Ø Mendengar
dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan
penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang di
buat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam
“kata-kata” yang di gunakan. Sebagai contoh, perintah manejer untuk mengerjakan
“secepat mungkin” bisa berarti satu jam, satu hari atau satu minggu. Di samping
itu, bahasa-bahasa “non-verbal” yang tidak konsisten, seperti nada suara,
ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
G.
Peningkatan
Efektivitas komunikasi
1. Kesadaran
akan Kebutuhan komunikasi efektif
Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi,
komunikasi ektivitas tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja. Manajer harus
memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil
langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar
menggunakan para “ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini membantu
perbaikan komunikas dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah
komunikasi internal; penentuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan
“lay offs”, penutupan pabrik atauu relokasi, dan terminasi; serta pengukuran
kualitas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui inteview (wawancara) atau
survei.
2.
Penggunaan Umpan-Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah
penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim. Komunikasi dua arah ini
memungkinkan proses komunikasi berjalan lebiih efektif. Para manaer dapat
melakukan paling sedikit dua hal untuk mendorong umpan balik dan menggunakannya
secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan
balik, dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.
Cara manajer berkomunikasi dengan para bawahanya dapat
menetukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Disamping itu, tipe
komunikasi yang digunakan dan lingkungan koomunikasi penting dalam penentuan
umpan balik macam apa yang akan didapatkannya. Dalam hal ini manajer perlu
memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai contoh,
setelah memberikan penugasan suatu pekerjaan manajer dapat bertanya-tanya
pekerjaan yang telah diberikan.
Dilain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan
balik. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara-cara
yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi melalui
pengguanaan umpan balik.
3.
Menjadi Komunikator yang Lebih Efektif
Teknik-teknik komunikasi yang jelek mengganggu banyak
manajer, seperti halnya mengganggu hubungan mereka dengan parra bawahanya
diluar pekerjaan. Oleh karena itu, ltihan-latihan dalam penulisan dan
penyampain berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman
akan simbol-simbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang tepat dan kepekaan
terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para
psikolog, pembimbing, dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang
mendalam tentang klien mereka, yaitu active
listening, dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru keterampilan
manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik)
oleh pendengar. Bagaimanapun juga, posisi kunci para manajer dalam proses
komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi
komunikator yang lebih efektif.
4.
Pedoman Komunikasi yang Baik
American Management Associations (AMA) telah menyusun seumlah
prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “the
Ten Commanddments of Good Communication” 9sepuluh pedoman komunikasi yang
baik).[2]
Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektivitas komunikasi
organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut:
1.
Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikaikan.
2.
Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3.
Pertimbangkan keadaan fisik dan
manuia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4.
Konstulkasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan
komunikasi.
5.
Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita
selama berkomunikasi.
6.
Ambil kesepakatan, bila timbul, uuntuk mendapatkan sesuatu yang membantu
atau umpan balik.
7.
Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8.
Perhatikan konsistensi komunikasi.
9.
Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10.
Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti
tetapi untuk mengerti.
Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan kepada para
manajer pedoman untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
DAFTAR
PUSTAKA
Handoko, T. Hani, “MANAJEMEN”: Yogyakarta (BPEE-YOGYAKARTA). 2017. Cet.29.
[1]Raymond V. Lesikar “A General
‘Semantics Approach to Communication Barriers in Organization”, dalam Keith
Davis ed., Organizational Behavior: A
Book of Readings, McGraw-Hill, New York, 1977, halaman 336-337 atau James
A.F. Stoner, op. cit, hal amarf 50-507
[2] American
Management Associations, “Ten Commanddments of Good Communication” Management
Review, Oktoer, 1995, dalam James A.F, Stoner, op cit, halaman 513-515.
Komentar
Posting Komentar